Mejorar la productividad de los empleados es fundamental para el crecimiento de una compañía como saben los alumnos del MBA de la Escuela de Negocios en Oviedo de la Cámara de Comercio. Nuestra rentabilidad no puede medirse si no analizamos primero nuestros procesos y sistemas de trabajo. Cuando incidimos sobre estas variables, podemos lograr mejores resultados.
La gestión eficaz de los Recursos Humanos es uno de los elementos esenciales que como empresarios debemos conocer ya que las técnicas para la mejora de la productividad son determinantes para cualquier persona interesada en trabajar como Director de Recursos Humanos o desempeñar un puesto de responsabilidad en este departamento.
Eso supone implementar técnicas que ayuden a la medición y mejora de productividad de los empleados y registrar los indicadores de rendimiento individual o grupal. Para ello, se requiere implantar las herramientas y métodos para medir, analizar y potenciar la productividad de los trabajadores.
¿Qué es la productividad?
Si tuviéramos que dar una definición de la productividad, ésta podría ser una explicación válida.
«Se trata de una medida económica que permite calcular cuántos bienes y servicios se han producido por los diferentes factores de producción utilizados en un período de tiempo».
Generalmente se estudia la productividad por trabajador, como uno de los factores importantes a la hora de analizar la productividad global de la empresa. Sin embargo, hay que tener en cuenta también los otros factores si queremos conocer todas las variables que influyen en la productividad.
Esto es, por ejemplo, el capital invertido o el grado de satisfacción del cliente, que podemos poner en relación con la producción o tareas realizadas en un período de tiempo. La productividad de los empleados no depende sólo de su propia eficiencia, sino de los recursos disponibles o invertidos.
Existen muchos casos que requieren nuestra especial atención, especialmente cuando identificamos a diferentes personas con estilos de pensamiento, disciplina y hábitos concretos que les ha servido como pasaporte para alcanzar el éxito a nivel profesional y empresarial.
Así, por ejemplo, puede darse el caso en una empresa de que al introducir nueva tecnología, automatizar tareas o cambiar procedimientos de trabajo, pero manteniendo la misma plantilla, se consigue mejorar la productividad por empleado.
La fórmula de la productividad
Podemos entender diferentes tipos de productividad, dependiendo de si le damos un enfoque global o individual. La fórmula de la productividad es la siguiente:
A partir de este enfoque, de lo que se trata es de medir tanto la productividad individual como la productividad global, que será la media de la productividad de los trabajadores.
Técnicas para mejorar la productividad
Dicho esto, veamos ahora algunas técnicas para mejorar la productividad que pueden contribuir a medir los resultados de la empresa.
1. Técnica de Pareto
La técnica de Pareto es una de las más conocidas, también se le suele llamar la regla 80/20. Según esta teoría, el 80% de los resultados que se obtienen de un trabajo dependen del 20% total del esfuerzo y el tiempo total del empleado dedicado a ello. En cambio, para conseguir el otro 20% de resultados acabamos invirtiendo el 80% del tiempo.
Si logramos identificar y medir en nuestra empresa cuáles son las tareas que más influyen en los beneficios, podremos poner todo nuestro esfuerzo y enfoque en ese 20%. En la medida en que, sin embargo, nos entretengamos con tareas que nos ocupan la mayor parte del tiempo, pero que no son rentables, nuestra fuerza de Recursos Humanos estará obteniendo un menor grado de eficacia.
2. Técnica Pomodoro
Esta técnica consiste en el arte de «hacer menos». Se basa en el método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo, un ingeniero informático ampliamente conocido por su método de gestión del tiempo.
La técnica consiste en trabajar en una tarea durante 25 minutos sin interrupciones. Pasado ese tiempo, es posible tomar un descanso. Para ello, se pone a funcionar un temporizador que te permita trabajar de manera concentrada, evitando cualquier tipo de interrupción hasta que el temporizador finalice. Ese período de 25 minutos se denomina pomodoro.
Entre cada período de 25 minutos, los empleados deberán descansar unos 5 minutos. Cada cuatro períodos de 25 minutos, se podrá un descanso más largo, de 10 o 15 minuto, pero siempre midiendo el tiempo y dividiéndolo en distintas partes.
3. Método Seinfield
Se trata del método del calendario. Esta técnica de productividad empresarial consiste en dividir un objetivo de amplio volumen de trabajo en objetivos más pequeños y dividirlos por días. Cada día que hayamos cumplido el objetivo, debemos marcar en el calendario con una cruz roja, y en caso de que no cumplamos el objetivo, dejarla en blanco, lo que da muestra del fracaso.
Este método es de gran ayuda para la productividad personal, aunque hoy día en las grandes empresas disponemos de sistemas y herramientas tecnológicas de productividad que nos permitan programar objetivos a los trabajadores, de manera que no es necesario utilizar un calendario en papel.
4. Método Ivy Lee de las 6 tareas
Este método para mejorar la productividad se basa en Ivy Lee, un hombre de negocios que ocupó un papel destacado en el ámbito de las relaciones públicas. Él desarrolló un método basado en las 6 tareas esenciales para ayudar a Charles Schwab, quien necesita su asesoramiento para mejorar la eficacia de su equipo de trabajo.
El método consistía en que simplemente cada empleado tuviera que determinar cada noche las 6 tareas esenciales que debía realizar al día siguiente. Estas debían estar ordenadas por orden de importancia.
Los criterios para determinar este orden de importancia se basan en las tareas que pueden proporcionar más beneficios de la compañía. Si los empleados se enfocan en dedicar toda su atención a esa actividad, podemos mejorar la eficacia de nuestro trabajo al haber establecido un adecuado orden de prioridades.
5. Mejorar la comunicación interna
Gran parte de la productividad de los trabajadores se pierde debido a una mala comunicación. Reuniones interminables, largos procesos de toma de decisiones, falta de objetivos diarios o de planificación de turnos, ausencia de liderazgo o dificultades para trabajar en equipo por falta de herramientas tecnológicas necesarias.
A veces implementar herramientas que ayudan a la automatización de las comunicaciones ayuda a mejorar la productividad. Si los empleados disponen de la tecnología y los métodos procesos adecuados para comunicarse, las reuniones se limitarán a las necesidades esenciales y cada trabajador podrá estar enfocado en sus funciones sin interrupciones.
Todas estas técnicas pueden servir tanto a nivel personal para mejorar nuestra productividad en el trabajo, como para implementar técnicas en Recursos Humanos a gran escala que nos permitan medir y optimizar las tareas de los empleados.
Al aplicar estos métodos y asegurándonos de que tenemos un método para la evaluación del desempeño de los empleados, tu empresa puede mejorar su productividad global. La tecnología y las soluciones de software de Recursos Humanos son muchas veces la mejor herramienta para implementar este tipo de programas hoy día.
