Vivimos una etapa de expansión económica tras la crisis, y las empresas españolas están menos centradas que antes en la disminución de costes que en la inversión. Son las conclusiones de CEPYME (Confederación Española de Pequeñas y Medianas Empresas) en su estudio anual “Diagnóstico Financiero de la Empresa Española” publicado el año pasado. De hecho, según los últimos datos aportados por la institución, la facturación de las empresas aumentó un 5,9% durante el 2017. Pero reducir los costes es siempre necesario, y puede contribuir a asegurar el crecimiento de la empresa a largo plazo.
Obtener los máximos beneficios a partir de los mínimos costes debe ser el objetivo económico de toda organización empresarial. Pero ¿qué se puede hacer para reducir costes?
Lo más importante es localizar las principales fuentes de gastos en la organización, y para ello puede ser útil plantear algunas cuestiones en la empresa.
Preguntas que pueden hacerse las compañías para tratar de reducir costes
Determinar si la empresa está realizando una previsión de gastos como ejercicio habitual que puede ser muy beneficioso para la empresa. Algunas de las preguntas que pueden plantearse son las siguientes.
1. ¿Contamos con los proveedores con precios más competitivos?
La relación entre la empresa y sus proveedores no se basa exclusivamente en el precio de los productos o servicios, sino también en otros criterios como la confianza, la calidad, etc. Pero mantenerse abiertos a la posibilidad de buscar proveedores con precios más competitivos puede ayudar a reducir costes, o a negociar los precios y condiciones de pago con el proveedor actual.
Es conveniente revisar de forma periódica los acuerdos con las empresas proveedoras y comparar con otros agentes del mercado.
2. ¿Son los costes de inventario demasiado elevados?
Disponer de suficiente producto como para satisfacer la demanda es fundamental. Pero almacenar stocks por encima de lo necesario puede suponer un coste para la empresa, que tiene sus activos parados durante un tiempo indeterminado. Por esa razón, el control de inventario es una de las áreas clave en la organización.
El apoyo de programas de software como ERP (Enterprise Recource Planning) o BI (Business Intelligence) puede ayudar a predecir la demanda futura, fijar la cantidad óptima de stock y contribuir así a un funcionamiento más eficiente de la cadena de suministro.
3. ¿Tenemos nuestro parque informático actualizado?
Uno de los costes ocultos que a menudo pasan desapercibidos son los que ocasiona trabajar con equipos, dispositivos o sistemas obsoletos.
En un conocido estudio llevado a cabo por Intel en Argentina se determinó que las pymes pierden hasta un mes de trabajo al año debido a la obsolescencia de los equipos. En cifras económicas, las pérdidas alcanzarían unos 17.400 dólares por cada PC.
Además de las averías y el trabajo del personal de IT, la lentitud de los equipos y las interrupciones suponen una importante pérdida de productividad para la plantilla.
4. ¿Podemos ahorrar costes en licencias de software?
En el contexto actual, el patrimonio digital de las empresas es uno de sus principales activos. Pero las licencias de software pueden resultar caras. El coste por usuario de las licencias afecta especialmente a las grandes empresas por su mayor volumen de plantilla; pero las pymes encuentran mayores dificultades para costear determinados productos de software empresarial.
De hecho, el 44% de las pymes españolas asegura que su principal freno para adentrarse de lleno en la transformación digital es la inversión necesaria.
En lo referente a las licencias de programas y aplicaciones, una alternativa es el software libre. Otra posibilidad es la de implementar plataformas que permitan integrar todas las herramientas necesarias, centralizando toda la actividad y evitando así el pago de múltiples licencias a diferentes proveedores digitales.
5. ¿Pagamos más de lo necesario en seguros sociales?
A menudo la empresa puede tener mayores costes en seguros de lo necesario, por ejemplo, en coberturas superpuestas entre diferentes pólizas.
Para evitarlo es preciso revisar periódicamente los seguros contratados, comparar con otras ofertas vigentes en el mercado y asegurarse de que no se solapan entre sí las distintas coberturas.
6. ¿Pagamos demasiado por la energía?
Otra fuente de sobrecostes puede ser la factura eléctrica. Aunque el consumo depende del tipo de actividad, en muchos casos el ahorro energético es una forma efectiva de reducir costes.
Implantar medidas de ahorro en el consumo, analizar si se tiene una potencia eléctrica contratada superior a la necesaria o buscar una mejor oferta con otras comercializadoras son algunas de las alternativas.
7. ¿Podemos externalizar alguna de las actividades de la empresa?
El outsourcing puede ayudar a reducir costes en instalaciones, personal, equipamiento tecnológico, energéticos, entre otros.
Además, externalizar servicios para delegarlos en empresas especializadas permite a la organización centrarse en su actividad principal y, en algunos casos, mejorar su competitividad.
Además de estas siete preguntas que se pueden plantear para limitar los gastos en la empresa, lo que más ayuda a reducir costes es la innovación en el interior de la empresa. Por esa razón, es muy recomendable que las empresas inviertan en I+D una parte de sus beneficios
