Uso del Correo Electrónico: Errores, Técnicas, Consejos

Cómo hacer un buen uso del correo electrónico: errores, técnicas y consejos

Mantener ordenado el correo electrónico no es tarea fácil. Según algunas estimaciones, un trabajador promedio gasta casi 6 horas diarias en gestionar el correo. ¿Es normal gastar tanto tiempo? ¿Cómo podemos hacer un buen uso del correo electrónico?

Lo cierto es que sí que existen trucos para solventar algunos errores y conseguir mayor eficiencia y productividad. En este artículo, te damos algunos consejos y técnicas para que empieces a ahorrar tiempo desde ya. Además, te contamos cuáles son los errores más comunes, de manera que puedas identificarlos y ajarlos desde la raíz.

Los errores más comunes en el uso del correo electrónico

Tener hasta arriba la bandeja de entrada

Este es uno de los errores más comunes. Normalmente, no acostumbramos a mover de lugar los mails y utilizamos la bandeja de entrada a modo de ‘cajón de sastre’.

Pero la verdadera función de la bandeja de entrada es recoger los correos nuevos. Una vez que dejan de ser nuevos, deberíamos desplazarlos a otras carpetas.

Cuando hablemos de técnicas, veremos distintas formas de organizar las carpetas.

No ser lo suficientemente claros

No hay nada más incómodo que terminar de leer un mail sin haber entendido nada. Párrafos demasiado largos, estructuras caóticas…  ¿Te suena? Estos suelen ser los rasgos característicos de un correo denso.

Para escribir correos más claros y fáciles de leer, es útil tener muy claro el objetivo general del mail. Así, podemos estructurar el resto del contenido en torno al mismo.

También, dependiendo del tamaño, puede ser recomendable utilizar estructuras básicas como ‘Introducción, Nudo y Desenlace y/o Conclusión’.

Utilizar el correo como una red social

Cada vez más personas confiesan que el correo se ha convertido en una fuente de distracción. ¿Y esto por qué? Básicamente, porque estamos cometiendo el error de utilizar el correo electrónico como una red social.

Mirar la bandeja de entrada constantemente o esperar respuestas inmediatas son los principales síntomas. Para frenar este hábito, sigue leyendo. En el apartado de consejos y técnicas encontrarás acciones que te permitirán hacer un uso más eficiente del correo electrónico.

Abusar de las mayúsculas

Utilizar el comando ‘MAYUS’ para escribir el ‘Asunto’ es algo relativamente común. Sin embargo, esto tiene un impacto visual muy desagradable. De hecho, suele transmitir la sensación de que estamos gritando o enfadados.

EL uso de las mayúsculas ha de utilizarse con prudencia, ya que su función es destacar información. Si las utilizamos demasiado, su utilidad se volverá contraproducente.

Cómo hacer un buen uso del correo electrónico

Técnicas para ahorrar tiempo con el correo electrónico

Una vez identificados los errores más comunes, ¿cómo podemos corregirlos?

A partir de aquí, te dejamos una serie de técnicas que puedes aplicar en tu uso diario del correo electrónico.

Clasificar los correos por categorías

Hay una solución contra los errores de tener la bandeja de entrada demasiado llena y utilizar el mail a modo de red social: clasificar los correos en distintas categorías.

Lo más común para realizar una buena clasificación de los correos es crear carpetas. La creación de carpetas debe ir alineada con un cambio fundamental en nuestra forma de ver y entender el correo electrónico, así como de transformaciones en algunos de nuestros hábitos.

Los pasos a seguir son muy simples: 1) Recibimos un mail 2) Decidimos qué hacer con él 3) Lo movemos a una carpeta.

Esta vía de acción nos ayuda a ir vaciando la bandeja de entrada y tener más organizada nuestra plataforma.

Pero, ¿Cómo organizar las carpetas? ¿Qué criterios debemos seguir?

Una decisión muy común es la de crear carpetas en función de lo que tenemos que hacer con los correos electrónicos. Por ejemplo, una carpeta puede ser ‘Para la semana que viene’ o ‘A delegar’. Otro criterio es por temáticas.

Tomes una u otra decisión, algo muy recomendable es que siempre exista una carpeta de ‘Correos importantes’ o ‘Correos necesarios para el futuro’.

También debes saber que, si bien hacer carpetas es muy útil, tenemos que crearlas cuidadosamente. No tendría ningún tipo de sentido encontrarnos con decenas de carpetas que nos hagan perder el tiempo decidiendo dónde va un mail. Nuestra organización debe ser lo más funcional posible.

Crear plantillas

Tener plantillas para distintos modelos de mail puede llegar a ahorrar más tiempo del que crees.

La mayor parte del tiempo que dedicamos a la gestión del correo electrónico se va a responder e-mails. Para reducirlo al máximo, lo más común es contar con plantillas o con una biblioteca de textos.

Las bibliotecas de textos son muy similares a las plantillas, pero en vez de sustituir un modelo concreto de e-mail, se compone de fragmentos que repetimos a menudo y que podemos incluir en la mayoría de nuestros correos.

Si todavía queremos ser más productivos, podemos incorporar comandos o teclas que nos permitan insertar estas frases en décimas de segundo.

Aprender mecanografía

La última técnica propuesta es la de aprender mecanografía. Esta técnica también está situada en el marco de la productividad.

Tenemos 10 dedos, pero normalmente sólo usamos dos. ¿Qué pasaría si le sacamos el máximo partido a nuestras manos?

Es verdad que los mails son mensajes cortos y, como veremos, han de serlo. Sin embargo, esta técnica puede ahorrar pequeños tramos de tiempo que, poco a poco, se transforman en grandes ganancias en eficiencia.

Consejos para utilizar de manera eficiente el correo electrónico

Para ir terminando, vamos a ver una lista de consejos más concretos que puedes aplicar de manera cotidiana.

1.      Brevedad y sencillez

Hay un aspecto que debe quedar muy claro: un e-mail no es una carta ni tampoco una vía para promocionar tus dotes con el diseño web.

Debemos evitar caer en la tentación de ornamentar demasiado nuestros correos. Puede parecer que una firma con imagen o un fondo de colores es atractivo, pero la verdad es que solo nos creará problemas.

Lo más recomendable es mantener la sencillez y ser concisos. Puede ser incluso recomendable aprender técnicas de copywriting para redactar adecuadamente y hacer más apetecibles nuestros mensajes.

Otro punto a tener en cuenta: si vas a enviar ficheros grandes, mejor que uses otra vía.

2.      Pensar a quién respondemos (CC y CCO)

En el entorno profesional, es muy común la existencia de hilos de mail en los que hay muchos destinatarios.

Aunque depende de la empresa y de sus costumbres, generalmente es mejor seleccionar a quién responder. Incluir a todos los destinatarios del hilo cuando nuestro mensaje va dirigido a unos pocos es una pérdida de tiempo para los receptores del mensaje.

Algunas preguntas que nos pueden servir para saber a quién devolver el mail son: ‘¿Quién necesita saber esto?’ ‘¿Es estrictamente necesario incluir a esta persona?’ Tus compañeros te lo agradecerán.

3.      Apaga las notificaciones

Seguramente te sea familiar la sensación de estar realizando una tarea, recibir una notificación y distraerte por completo. Después, volver a focalizar en la actividad que estabas realizando, costará un sobreesfuerzo.

Ya hemos hablado de la fuerte tentación que podemos llegar a tener por usar el correo como red social.

Si quieres ser eficiente, lo más útil es apagar las notificaciones. Esto nos ayudará a checkear el mail sólo cuando sea necesario. Ya tendemos a mirarlo más de la cuenta, así que al seamos capaces de decidir cuándo queremos hacerlo.

4.      Contestar directamente a los correos

¿Eres de los que reciben un correo, lo leen y piensan ‘luego contesto’? Pues debes saber que una actitud tan simple como esta puede costarte mucho tiempo al final del día.

Contestar un correo inmediatamente después de leerlo es mucho más efectivo y no debería llevar más de 2 minutos. De hecho, ya se habla de ‘la regla de los 2 minutos’.

Si además incorporamos la técnica de las plantillas, la productividad puede llegar a multiplicarse.

5.      Separar correo profesional y personal

Este último consejo está destinado, sobre todo, a aquellas personas que tienen su propia empresa o son trabajadores por cuenta propia.

Separar el mail profesional del personal es fundamental. No solo para nuestro propio beneficio personal, ya que nos ayudará a estar mejor organizados, sino también para nuestra imagen corporativa.

Tener un dominio corporativo aporta mucha seriedad a una empresa. El aspecto es más profesional y, contrariamente a lo que se suele pensar, no es nada caro.

¿Te han sido útiles todos estos trucos y consejos? ¿Crees que ahora podrás identificar mejor tus errores?

Hacer un uso eficiente del correo electrónico es una pieza fundamental de la gestión del tiempo y, por ende, del éxito profesional. Empieza a planificar el día que tu bandeja de entrada te está esperando.

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