Uno de los principales motivos del fracaso empresarial es la falta de investigación y planificación financiera. Incluso aunque se trate de un proyecto viable a nivel económico, una previsión de gastos errónea puede condenarle al fracaso en cualquier punto de su desarrollo.
Por este motivo, realizar una adecuada previsión de gastos es un proceso clave para todas las empresas independientemente de su tamaño y sector de actividad.
En este artículo explicamos cómo hacer una previsión de gastos y por qué es importante dedicar esfuerzos a ello.
Por qué es importante hacer una previsión de gastos
Una previsión adecuada de los gastos es esencial para crear un plan financiero sólido y seguro. Saber en un momento dado la cantidad de dinero con el que tendrá que operar una empresa, ayudará a planificar riesgos y a tomar decisiones acertadas.
Asimismo, facilitará la tarea de obtener préstamos y crédito para el negocio. Bancos y prestamistas necesitan tener claro cuál será el riesgo y la recompensa a obtener, y para ello, las empresas necesitan un plan financiero sólido que contemple una óptima previsión de gastos.
Si se va a lanzar un nuevo negocio, se puede fundamentar el pronóstico en estudios de mercado y proyectos de referencia de la industria. Si el negocio ya está operando, puede utilizar los registros de años anteriores como ayuda para reorientar la previsión.
Tipos de gastos a incluir en la previsión
Los gastos se definen como las salidas de capital destinadas a aspectos operativos de la empresa como puede ser la distribución, la administración o la comercialización.
Es importante comprender que un gasto no es lo mismo que un coste, ya que estos últimos se refieren al capital que se emplea en aspectos directamente relacionados con la actividad productiva (materias primas, mano de obra…).
Por ejemplo, la publicidad se puede considerar un gasto necesario para captar clientes, al igual que la creación de una página web. También el alquiler de inmuebles se clasifica como un gasto indispensable para que una empresa tenga una ubicación desde la que vender.
Con esta idea clara, vamos a desglosar los diferentes tipos de gastos que se deben tener en cuenta para hacer la previsión.
Tipos de gastos y su previsión
- Gastos fijos: son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no varían en el corto plazo. Aquí se incluyen gastos como los alquileres, los servicios financieros, las nóminas o los impuestos y tasas, entre otros.
- Gastos variables: son impredecibles dado que están sujetos a la actividad empresarial y varían en un plazo breve. Por ejemplo, los servicios que se subcontratan, el marketing, la papelería, los suministros de oficina, los gastos laborales directos, los viajes de empresa, las reparaciones o el embalaje, entre otros.
- Gastos operacionales: son aquellos que generan un beneficio para la empresa (salarios u otro claro ejemplo es la asignación de recursos para programas de formación como clave para el desarrollo del personal).
- Gastos no operacionales: no repercuten en beneficio para el negocio, pero es indispensable afrontarlos como las licencias, los impuestos o los gastos administrativos y legales.
Cómo hacer una previsión de gastos
Las necesidades propias de cada negocio y el sector en el que se mueva son aspectos que van a incidir en la cuenta de gastos que asume cada empresa. A la hora de llevar a cabo una previsión óptima la experiencia, la investigación previa y el sentido común van a jugar un papel esencial, ya que una parte de los gastos se van a basar en conjeturas.
El punto de partida debe ser analizar las necesidades del negocio (administrativas, localizaciones, maquinaria, material de oficina, tecnologías de la información, formación, recursos humanos, publicidad y marketing, outsourcing…).
Con las necesidades del proyecto claras, hay que establecer los gastos fijos y variables en los que se va a incurrir para que el negocio funcione para un periodo de tiempo determinado y calcular aproximadamente a cuánto ascenderán.
Qué debe hacer la empresa
Si la empresa está en fase de lanzamiento se debe incluir una previsión de gastos de constitución y puesta en marcha como los permisos de apertura, las altas o cambios de nombre en suministros o la confección de estudios de viabilidad.
Con esta información es el momento de delimitar los gastos en una línea temporal a corto plazo para facilitar los cálculos (mensual, trimestral, anual…). En general, es conveniente respetar la planificación de gastos, aunque una buena administración requiere una revisión periódica para verificar el tiempo, la eficiencia y los resultados de los gastos de la empresa.
De acuerdo a los gastos planificados, cada empresa debe marcarse un objetivo de ventas para alcanzar el umbral de rentabilidad o punto de equilibrio. En ese momento, la empresa estará generando la misma cantidad de ingresos que de gastos. Por tanto, podrá considerarse rentable. La meta es lograr que los ingresos superen la cifra de gastos para empezar a obtener beneficios.
Cabe reseñar que, aunque la cifra puede variar en función del tipo de actividad y de la inversión inicial, el tiempo medio que tarda un negocio desde que se lanza en ser rentable está en torno a dos años. Por este motivo, es aconsejable que, en caso de iniciar un proyecto emprendedor, se prevea de un “colchón” inicial al que acudir en caso de necesidad.
La previsión de gastos es una gestión que, si se realiza con solvencia y eficacia, puede facilitar la toma de decisiones estratégicas para el desarrollo de la empresa y, por ende, determinar el éxito de un proyecto empresarial.
